Danh sách chuẩn bị dựng từ sơ đồ chứ không từ trí nhớ

Danh sách viết theo trí nhớ luôn thiếu đúng những thứ không có giấy. Dựng nó từ sơ đồ ràng buộc thì nó vừa đủ, có thứ tự, và biết được cái nào đang chặn.

Vì sao danh sách theo trí nhớ luôn lệch

• Nhớ được là những thứ có hình — có tờ giấy, có mốc, có nơi để đến;
• Không nhớ được là những thứ không ai cấp — phần tự chứng, các chuỗi tính bằng số lần, phần đỡ cho quãng trống;
• Và trí nhớ không có thứ tự — nó cho một đống chứ không cho một chuỗi.

Hai thiếu sót ấy đi cùng nhau: danh sách theo trí nhớ vừa bỏ mất nhóm quan trọng nhất vừa không nói được nên làm cái nào trước. Sơ đồ chữa được cả hai, vì nó buộc phải hỏi từng việc cần gì để bắt đầu.

Bốn nhóm phải có trong danh sách

• Nhóm phải xin — lấy từ phép đếm tư cách không đi theo được;
• Nhóm không xin lại được — những cửa một chiều, xếp ưu tiên trên tất cả;
• Nhóm chuỗi tính bằng số lần — bắt đầu càng sớm càng tốt vì không ép nhanh được;
• Nhóm phần đỡ cho quãng trống — thứ dùng được khi chưa tư cách nào kịp dựng lại.

Chỉ nhóm thứ nhất có mặt trong mọi danh sách thông thường. Ba nhóm còn lại không ai nhắc, và chúng lại là ba nhóm quyết định quãng đầu ở chỗ mới dễ hay khó.

Danh sách có thứ tự trông khác danh sách liệt kê

• Không xếp theo mức quan trọng mà xếp theo cái gì phải xong trước cái gì;
• Có đánh dấu mắt nào nằm trên chuỗi dài nhất — đó là phần phải theo sát;
• Có ghi ngày phải bắt đầu của từng mắt, tính lùi từ ngày đi.

Danh sách như vậy trả lời được câu hỏi mà danh sách thường không trả lời được: hôm nay nên làm gì. Một đống việc quan trọng như nhau thì ngày nào cũng phải quyết lại; một chuỗi có ngày thì chỉ cần nhìn.

Soát lại theo vòng chứ không soát một lần

• Mỗi khi xong một mắt, đánh dấu rồi xem chuỗi còn là chuỗi cũ không;
• Mỗi khi phát hiện một ràng buộc mới, thêm vào và tính lại ngày;
• Mỗi khi một mắt trượt, vẽ lại — mười phút.

Ba dịp soát này đều gắn với một sự kiện chứ không gắn với lịch, nên không cần nhớ mà vẫn xảy ra đúng lúc. Đó là cách giữ cho sơ đồ còn đúng mà không biến việc theo dõi thành một việc riêng.

Những thứ nên xong trước tất cả

• Mọi thứ thuộc nhóm cửa một chiều — mất là hết, không có phương án nào;
• Mắt đầu tiên của chuỗi dài nhất — nó chặn mọi thứ phía sau;
• Bất kỳ chuỗi nào tính bằng số lần — hôm nay bắt đầu thì một năm nữa đã có gì đó.

Ba thứ này có chung một tính chất: chậm một ngày thì mất đúng một ngày và không bù được. Các việc khác thì chậm một ngày có thể bù bằng nhanh một ngày ở chỗ khác — ba việc này thì không.

Khi danh sách quá dài

• Soát lại ràng buộc trước khi cắt việc — gỡ ràng buộc giả thường đủ để vừa lịch;
• Cắt từ nhóm không nằm trên chuỗi, vì cắt ở đó không rút được gì nhưng cũng không mất gì về thời gian;
• Nếu vẫn dài thì dời ngày đi — và dời sớm rẻ hơn dời muộn rất nhiều.

Điểm đầu là điểm hay bị bỏ qua nhất: người ta cắt việc trước khi soát ràng buộc, trong khi soát ràng buộc rẻ hơn và thường đủ. Cắt việc thì mất thật một cái gì đó; gỡ một ràng buộc giả thì không mất gì cả.

Bản danh sách rút gọn để mang theo

• Một trang thôi — sơ đồ đầy đủ để ở nhà, mang theo bản rút gọn;
• Trên đó chỉ ghi các mắt nằm trên chuỗi, ngày phải bắt đầu, và ai là người phải liên hệ;
• Thêm một dòng cho mỗi phương án hai đã dựng, để lúc cần không phải nghĩ lại.

Bản rút gọn ấy dùng được trong lúc di chuyển, lúc đang chờ, lúc không mở được máy — tức là đúng những lúc hay phải quyết gấp. Sơ đồ đầy đủ để lập kế hoạch; bản một trang để sống với kế hoạch ấy.

Với mọi việc thật — giấy tờ đi lại, lưu trú, gia hạn, hồ sơ — phần trên chỉ là cơ chế. Việc thật phải hỏi cơ quan có thẩm quyền sở tại, cơ quan đại diện Việt Nam hoặc luật sư.