Bốn loại ràng buộc, và loại nào gỡ được

Không phải ràng buộc nào cũng thật. Hai loại thuộc về hệ nên phải chịu, hai loại còn lại do hoàn cảnh và gỡ được — mà phần lớn kế hoạch dài hơn mức cần vì lẫn bốn loại vào nhau.

Loại một: cái sau cần kết quả của cái trước

• Ràng buộc thật, không gỡ được bằng cách xoay xở;
• Nhận ra dễ: hỏi cái sau cần gì, và trong danh sách ấy có kết quả của cái trước;
• Nhưng đôi khi chỉ cần một phần của kết quả — và nếu phần ấy ra sớm thì hai việc chồng lên nhau được một đoạn.

Điểm thứ ba là chỗ rút được nhiều nhất mà ít người tìm: không phải lúc nào cũng phải chờ xong hẳn. Hỏi rõ cái sau cần đúng phần nào thì nhiều cặp nối tiếp hoá thành chồng một phần, và tổng ngắn lại.

Loại hai: cái sau cần một tư cách mà cái trước tạo ra

• Cũng là ràng buộc thật, và chặt hơn loại một;
• Khác loại một ở chỗ không có phần nào ra sớm để dùng trước — tư cách thì có hoặc không, không có nửa vời;
• Nên loại này không chồng được, và nó là loại làm chuỗi dài ra nhiều nhất.

Với loại này, cách duy nhất rút là bắt đầu cái trước sớm hơn. Không có mẹo nào khác — nên trong sơ đồ, việc thuộc loại hai nằm càng gần đầu chuỗi càng tốt.

Loại ba: hai việc cùng cần một thứ chỉ có một bản

• Không ràng buộc về nội dung — hai việc chẳng liên quan gì tới nhau;
• Nhưng vẫn phải xếp nối nhau vì cùng cần một vật mà vật ấy chỉ có một;
• Gỡ được: xin thêm bản, hoặc hỏi xem có chấp nhận dạng khác không.

Loại này rất hay gặp và rất hay bị nhầm thành ràng buộc thật, vì ở ngoài nhìn vào thì nó cũng là hai việc xếp nối nhau. Cách phân biệt: hỏi nếu có hai bản thì có làm song song được không — nếu có thì đó là loại ba.

Loại bốn: mình không làm hai việc cùng lúc

• Ràng buộc nằm ở mình, không nằm ở hệ;
• Gỡ bằng ba cách: nhờ người làm hộ phần làm hộ được, giãn lịch, hoặc bỏ bớt việc không cần thiết;
• Và nó là loại dễ gỡ nhất nhưng ít được để ý nhất, vì nó không giống một ràng buộc mà giống một sự bận rộn.

Khi vẽ sơ đồ, nên đánh dấu riêng loại bốn. Nếu chuỗi dài nhất chủ yếu gồm loại bốn thì kế hoạch không bị hệ chặn mà bị chính mình chặn — và đó là tin tốt, vì phần ấy hoàn toàn trong tầm tay.

Cách soát lại từng ràng buộc

Với mỗi cặp đã ghi, hỏi ba câu theo thứ tự:

• Cái sau cần đúng phần nào của cái trước — nếu chỉ cần một phần thì chồng được;
• Nếu có hai bản thì có làm song song được không — nếu có thì là loại ba, đi xin thêm bản;
• Nếu có người làm hộ thì có song song được không — nếu có thì là loại bốn, và giãn lịch là đủ.

Ba câu này thường gỡ được một phần ba tới một nửa số ràng buộc đã ghi, và mỗi ràng buộc gỡ được có thể rút chuỗi dài nhất ngắn đi. Đây là việc rẻ nhất trong toàn bộ khâu chuẩn bị: không tốn gì ngoài một buổi ngồi soát.

Cẩn thận với chiều ngược lại

• Có ràng buộc không hiện ra cho tới lúc làm — người ta chỉ nói khi mình đã nộp;
• Nên sơ đồ vẽ lần đầu luôn thiếu vài cặp, và chúng xuất hiện dần;
• Cách bù: hỏi người vừa đi qua quãng ấy thay vì chỉ đọc yêu cầu — yêu cầu viết ra không kể thứ tự.

Vì thế sơ đồ nên vẽ bằng bút chì, và để dư thời gian cho những cặp chưa biết. Dư bao nhiêu thì tuỳ, nhưng một chỗ dư ở cuối chuỗi rẻ hơn nhiều so với dồn toa khi phát hiện một ràng buộc mới vào tuần cuối.

Thứ tự soát bốn loại

• Soát loại bốn trước — nó nằm hoàn toàn trong tay mình và gỡ được ngay hôm nay;
• Rồi tới loại ba — chỉ cần một câu hỏi và có khi vài bản sao là xong;
• Loại một sau đó — hỏi cái sau cần đúng phần nào, để tìm chỗ chồng được;
• Loại hai để cuối, vì nó không gỡ được, chỉ có thể đẩy lên sớm hơn trong lịch.

Thứ tự này đi từ rẻ tới đắt, nên soát tới đâu thấy kế hoạch ngắn lại tới đó. Và nó có tác dụng phụ tốt: gỡ xong hai loại dễ thì sơ đồ gọn hẳn, nhìn rõ hơn nhiều so với lúc còn lẫn cả bốn loại mũi tên.

Với mọi việc thật — giấy tờ đi lại, lưu trú, gia hạn, hồ sơ — phần trên chỉ là cơ chế. Việc thật phải hỏi cơ quan có thẩm quyền sở tại, cơ quan đại diện Việt Nam hoặc luật sư.