Chuỗi dài nhất và những việc nằm ngoài nó

Trong một sơ đồ ràng buộc, chỉ một chuỗi quyết định tổng thời gian. Mọi việc khác có chỗ để chậm mà không ảnh hưởng gì — và biết việc nào thuộc nhóm nào đổi hẳn cách dùng sức.

Tìm chuỗi ấy thế nào

• Vẽ mọi việc thành các điểm, nối mũi tên theo ràng buộc đã ghi;
• Ghi độ dài ước tính cạnh từng điểm;
• Tìm đường đi từ đầu tới cuối có tổng độ dài lớn nhất — đó là chuỗi cần tìm;
• Tổng ấy chính là thời gian ngắn nhất có thể, không cách nào ngắn hơn nếu không rút một mắt trên chuỗi.

Việc này vẽ trên một tờ giấy là xong, và nó là bước duy nhất trong toàn bộ khâu chuẩn bị cho ra một con số dùng được. Mọi ước lượng khác đều là cảm giác.

Việc ngoài chuỗi có dư bao nhiêu

• Dư bằng chênh lệch giữa đường đi qua nó và chuỗi dài nhất;
• Trong phần dư ấy, chậm bao nhiêu cũng không ảnh hưởng tổng;
• Nhưng vượt quá phần dư thì chính nó thành chuỗi mới — dư không phải là miễn nhiễm.

Điểm cuối đáng nhớ: dư là một lượng cụ thể, không phải một trạng thái. Việc có dư nhiều mà chậm quá mức đổi vai với việc đang chặn, và lúc ấy phải vẽ lại sơ đồ.

Việc khó nhất không phải việc chặn

• Khó và chặn là hai tính chất khác nhau — một việc khó có thể nằm hoàn toàn ngoài chuỗi;
• Người ta dồn sức theo mức khó, vì khó thì gây lo, mà lo thì kéo sự chú ý;
• Kết quả: sức đổ vào chỗ không rút được gì, còn mắt đang chặn thì để chạy theo nhịp tự nhiên của nó.

Sửa chuyện này không cần kỷ luật gì đặc biệt, chỉ cần nhìn sơ đồ trước khi quyết hôm nay làm gì. Một tờ giấy dán ở chỗ nhìn thấy làm được việc ấy tốt hơn mọi quyết tâm.

Chuỗi đổi khi mình rút nó

• Rút một mắt trên chuỗi thì tổng ngắn lại — nhưng chỉ tới khi một đường khác vượt lên;
• Từ lúc đó, rút thêm nữa không đổi được gì, vì chuỗi đã là đường kia;
• Nên sau mỗi lần rút đáng kể, phải xem lại chuỗi dài nhất còn là chuỗi cũ không.

Đây là lý do rút ngắn nên làm thành nhiều vòng nhỏ thay vì một lần dồn sức: mỗi vòng nhỏ cho một điểm dừng để nhìn lại, còn dồn hết vào một mắt thì quá nửa công sức rơi vào phần không còn tác dụng.

Theo dõi đúng vài mắt thay vì theo dõi tất cả

• Chỉ các mắt trên chuỗi cần theo sát — chậm ở đó là chậm cả kế hoạch;
• Các mắt ngoài chuỗi chỉ cần biết chúng còn trong phần dư;
• Theo dõi tất cả như nhau thì tốn công mà vẫn bỏ sót đúng chỗ quan trọng, vì sự chú ý bị chia đều.

Với một sơ đồ mươi việc, chuỗi thường chỉ gồm ba tới năm mắt. Nhớ năm việc thì được; nhớ mười việc như nhau thì không ai nhớ nổi, và thứ bị quên đầu tiên thường là thứ không ồn ào nhất — mà mắt đang chặn nhiều khi lại chính là thứ im lặng ấy.

Khi chuỗi dài hơn thời gian còn lại

• Rút một mắt trên chuỗi — hỏi lại xem cái sau cần đúng phần nào của cái trước;
• Gỡ một ràng buộc giả trên chuỗi — loại ba và loại bốn hay nằm ngay trên đó;
• Bỏ bớt một việc nếu nó phục vụ một mục tiêu có thể hoãn;
• Hoặc dời ngày đi — và biết trước để dời thì rẻ hơn nhiều so với dời vào phút chót.

Bốn đường ấy đều tốt hơn đường thứ năm mà người ta hay chọn: cứ bắt đầu rồi tính sau. Đường ấy không sai về tinh thần, nhưng nó biến một phép tính làm được trên giấy thành một chuỗi bất ngờ phải xử ở nơi xa, lúc đã ít lựa chọn nhất.

Ước độ dài từng mắt thế nào cho đỡ lệch

• Hỏi người vừa làm gần đây, đừng hỏi người làm từ lâu — trí nhớ rút ngắn mọi quãng;
• Hỏi lần lâu nhất họ từng thấy, không chỉ lần bình thường — vì chuỗi gãy ở lần lâu chứ không ở lần trung bình;
• Ghi hai số: bình thường và lâu nhất, rồi dùng số bình thường cho sơ đồ và lấy chênh lệch làm dự phòng.

Cách này cho một sơ đồ không bi quan mà vẫn chịu được trượt. Dùng số lâu nhất cho mọi mắt thì sơ đồ dài tới mức không ai tin, rồi cuối cùng không ai theo — và một kế hoạch không ai theo thì không bảo vệ được gì.

Với mọi việc thật — giấy tờ đi lại, lưu trú, gia hạn, hồ sơ — phần trên chỉ là cơ chế. Việc thật phải hỏi cơ quan có thẩm quyền sở tại, cơ quan đại diện Việt Nam hoặc luật sư.