Đồng hồ bắt đầu chạy trước lúc việc bắt đầu

Hạn tính từ lúc được cấp, còn việc chỉ bắt đầu sau khi thu xếp xong. Khoảng chênh giữa hai mốc ấy ăn vào hạn mà không ai tính, và nó thường lớn hơn nhiều so với cảm nhận.

Vậy nên hạn ghi trên giấy và hạn dùng được thật là hai con số khác nhau, và chỉ con số thứ hai mới vào được tỉ số ở chuyên mục này.

Ba khoản hao ở đầu

• Thời gian đi tới nơi và thu xếp chỗ — hạn đã chạy trong lúc chưa làm gì được;
• Thời gian chờ những thứ khác mà việc phụ thuộc vào, và những thứ ấy có nhịp riêng của chúng;
• Thời gian để hiểu chỗ mới — không rút ngắn được bằng cách cố gắng nhiều hơn, vì cái thiếu là số lần đã thấy một vòng đi qua.

Ba khoản này không ai gọi là công việc, nên khi ước độ dài việc thì chúng bị bỏ ra ngoài — trong khi chúng vẫn ăn vào đúng cái hạn ấy.

Một khoản phải dự ở cuối

Ở đầu kia của hạn cũng phải chừa. Không ai để việc chạy sát mốc, vì nếu chậm một chút thì phần cuối rơi vào vùng không còn hiệu lực. Khoản dự ấy có ba tính chất:

• Nó tỉ lệ với mức không chắc chắn, không tỉ lệ với độ dài việc;
• Nó bị giữ ở mọi lần, kể cả những lần cuối cùng không dùng tới;
• Nó lớn lên khi đã từng có một lần suýt trượt — và không co lại sau đó.

Cộng hao đầu với dự cuối thì phần hạn thật sự dùng được luôn ngắn hơn hạn ghi trên giấy, và chênh lệch ấy là phần quyết định tỉ số.

Vì sao chênh lệch này hay bị bỏ qua

• Hạn là con số có sẵn — không phải tính, chỉ đọc;
• Hao đầu và dự cuối thì phải tự ước, và không ai ước cái mình chưa gặp;
• Lần đầu tiên thì chưa có kinh nghiệm, mà lần đầu tiên lại thường là lần tính toán quan trọng nhất.

Hệ quả: tỉ số được tính ở lần đầu gần như luôn lạc quan hơn thực tế, và sai lệch ấy có hướng cố định — nó luôn lệch về phía cho rằng hạn đủ.

Tính lùi thay vì tính xuôi

Cách tránh sai lệch không phải ước cẩn thận hơn mà là đổi chiều tính:

• Bắt đầu từ mốc hết hạn, trừ ngược khoản dự cuối để ra mốc phải xong;
• Trừ tiếp độ dài phần làm để ra mốc phải bắt đầu;
• So mốc phải bắt đầu với mốc thu xếp xong — nếu mốc thứ hai muộn hơn mốc thứ nhất thì việc này không vừa hạn, và biết điều đó trước khi đi là toàn bộ giá trị của phép tính.

Tính xuôi thì mọi khoản hao trông như những chậm trễ nhỏ rải rác; tính lùi thì chúng cộng lại thành một con số duy nhất, và con số ấy hoặc vừa hoặc không.

Khi đồng hồ chạy ở cả hai nơi

Có trường hợp một bên cấp một hạn, bên kia cấp một hạn khác, và hai hạn không bắt đầu cùng lúc. Lúc ấy phần dùng được là phần giao của hai hạn, và nó ngắn hơn cả hai.

Đây là chỗ dễ đọc sai nhất: nhìn riêng từng hạn thì cả hai đều rộng rãi, còn phần giao thì không ai vẽ ra. Cách kiểm đơn giản là đặt hai khoảng lên cùng một đường thời gian rồi xem chỗ chồng nhau — một việc chỉ chạy được trong chỗ chồng ấy, không phải trong bất kỳ hạn nào đứng riêng.

Đoạn hao đầu rút ngắn được tới đâu

Không phải ba khoản hao ở đầu đều giống nhau về khả năng rút:

• Thu xếp chỗ và đi lại — rút được nhiều nhất, vì phần lớn làm trước từ xa được;
• Chờ những thứ mình phụ thuộc — rút được ít, và chỉ rút được bằng cách khởi động chúng sớm hơn chứ không phải thúc nhanh hơn;
• Hiểu chỗ mới — gần như không rút được, vì cái thiếu là số lần đã thấy một vòng chạy qua, mà số lần ấy cần thời gian thật.

Phân biệt ba loại này có ích ở chỗ nó cho biết nên dồn công vào đâu. Dồn vào loại thứ ba là tốn công mà không đổi được gì; dồn vào loại thứ nhất và khởi động sớm loại thứ hai thì lấy lại được một đoạn nến đáng kể. Và với việc dài thì một đoạn đầu lấy lại được có thể là chênh lệch giữa cắt qua hai mốc hay ba mốc.

Khi đồng hồ đã chạy mà mình chưa biết

Có một trường hợp tệ hơn: hạn bắt đầu từ một mốc mà mình không nhận ra là mốc.

• Mốc là ngày cấp chứ không phải ngày nhận — quãng giữa hai ngày ấy đã cháy mất mà không ai báo;
• Mốc gắn với một sự kiện khác chứ không gắn với giấy tờ, nên nó trôi qua không để lại dấu;
• Có nhiều mốc cùng lúc và mốc sớm nhất mới là mốc có hiệu lực.

Cách phòng duy nhất là xác định mốc bắt đầu ngay khi nhận, chứ không đợi tới lúc cần: ghi lại mốc ấy ở chỗ mình sẽ nhìn thấy, và tính luôn ra ngày phải xong. Việc này mất vài phút và thường bị lùi lại vì lúc đó mọi thứ còn rộng rãi — đúng lúc nó rẻ nhất thì nó cũng có vẻ ít cần thiết nhất.

Với mọi việc thật — giấy tờ đi lại, lưu trú, gia hạn, hồ sơ — phần trên chỉ là cơ chế. Việc thật phải hỏi cơ quan có thẩm quyền sở tại, cơ quan đại diện Việt Nam hoặc luật sư.