Nhập hàng từ Ấn Độ: quy trình và những chỗ dễ mắc

Nhập hàng từ Ấn Độ là hướng nhiều doanh nghiệp Việt đi — nguyên liệu dược, hoá chất, sợi, gia vị. Quy trình không phức tạp nhưng có vài chỗ hay phát sinh vấn đề, và phần lớn đều phòng được.

Bước một: tìm nhà cung cấp

• Hội chợ ngành — Ấn Độ tổ chức nhiều hội chợ chuyên ngành lớn;
• Hiệp hội ngành hàng của Ấn Độ — nguồn danh bạ đáng tin;
• Thương vụ Việt Nam tại Ấn Độ — hỗ trợ kết nối;
• Và giới thiệu từ doanh nghiệp đã nhập.

Kênh cuối đáng tin nhất nhưng ít người dùng. Một lời giới thiệu từ doanh nghiệp Việt đã làm ăn với nhà cung cấp đó tiết kiệm phần lớn công thẩm định ban đầu.

Bước hai: thẩm định

Đây là bước quan trọng nhất và hay bị làm qua loa. Những gì nên kiểm:

• Giấy tờ pháp nhân — công ty có tồn tại và đang hoạt động;
• Năng lực sản xuất thật — là nhà sản xuất hay chỉ là thương nhân;
• Chứng nhận chất lượng phù hợp với ngành hàng;
• Lịch sử xuất khẩu — đã xuất đi đâu, cho ai;
• Và tham chiếu từ khách hàng cũ.

Điểm thứ hai quan trọng với hàng cần chất lượng ổn định: thương nhân trung gian có thể đổi nguồn giữa các lô, dẫn tới chênh lệch chất lượng mà mình không kiểm soát được.

Bước ba: đơn hàng mẫu

Không nên bỏ bước này, kể cả khi đối tác có vẻ đáng tin. Một đơn nhỏ kiểm được toàn bộ chuỗi: chất lượng thật, khả năng đóng gói, chứng từ, thời gian giao, và cách xử lý khi có vấn đề.

Cái đáng học nhất từ đơn mẫu không phải là hàng có tốt không, mà là đối tác phản ứng thế nào khi có trục trặc. Đây là thứ chỉ thấy được qua giao dịch thật.

Bước bốn: hợp đồng

• Tiêu chuẩn chất lượng cụ thể, có phương pháp đo;
• Điều kiện giao hàng theo thông lệ thương mại quốc tế;
• Điều khoản kiểm định — bên nào kiểm, ở đâu, chi phí ai chịu;
• Xử lý khi hàng không đạt;
• Và luật áp dụng và cơ chế giải quyết tranh chấp.

Điều khoản thứ ba hay bị bỏ qua và là nguồn tranh chấp phổ biến nhất: kiểm tại kho người bán hay tại cảng đến là hai thứ rất khác nhau về rủi ro và chi phí.

Bước năm: thanh toán

Các phương thức phổ biến trong thương mại quốc tế đều áp dụng được. Với đối tác mới, phương thức có bảo đảm qua ngân hàng an toàn hơn dù chi phí cao hơn chuyển khoản trực tiếp.

Nguyên tắc thực tế: mức độ bảo đảm nên tỷ lệ nghịch với mức độ tin cậy đã xây được. Đơn đầu tiên dùng phương thức chặt; sau vài giao dịch suôn sẻ thì nới dần.

Tuyệt đối tránh: chuyển trước toàn bộ tiền hàng cho đối tác chưa từng giao dịch. Đây là cách mất tiền phổ biến nhất trong thương mại quốc tế, không riêng với Ấn Độ.

Bước sáu: vận chuyển

Đường biển là phương thức chính cho hàng khối lượng lớn. Thời gian vận chuyển tính bằng tuần, và cần cộng thêm thời gian làm thủ tục ở cả hai đầu.

Với hàng gấp hoặc giá trị cao trên mỗi ký, đường hàng không là lựa chọn — nhanh hơn nhiều nhưng chi phí khác hẳn. Quyết định này nên dựa trên giá trị trên mỗi ký chứ không dựa trên cảm giác gấp hay không.

Những chỗ dễ mắc nhất

• Không kiểm nhà cung cấp là nhà sản xuất hay trung gian;
• Bỏ qua đơn mẫu để tiết kiệm thời gian;
• Mô tả chất lượng chung chung trong hợp đồng;
• Không thoả thuận rõ về kiểm định;
• Và tính thiếu thời gian cho toàn bộ chu trình.

Điểm cuối ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất: tổng thời gian từ đặt hàng tới nhận hàng thường dài hơn dự tính ban đầu, nhất là với đơn đầu tiên khi mọi thứ còn mới.

Xây quan hệ dài hạn với nhà cung cấp

• Thanh toán đúng hạn — thứ được đánh giá cao nhất;
• Đặt hàng đều đặn thay vì đơn lẻ tẻ;
• Phản hồi cụ thể về chất lượng, cả khi tốt lẫn khi có vấn đề;
• Và gặp mặt trực tiếp ít nhất một lần.

Việc cuối đáng đầu tư: một chuyến sang thăm nhà máy đổi hẳn chất lượng quan hệ. Nó cho thấy mình nghiêm túc, và cũng cho mình thấy năng lực thật của đối tác — thứ không kiểm được qua tài liệu.

Quy định về nhập khẩu, chứng từ, kiểm dịch và thuế phải xác nhận với cơ quan hải quan và cơ quan chuyên ngành của Việt Nam; thông tin về đối tác và thị trường có thể hỏi Thương vụ Việt Nam tại Ấn Độ.