Giấy tờ cần chuẩn bị trước khi sang Ấn Độ

Phần lớn rắc rối khi sang Ấn Độ bắt nguồn từ giấy tờ chuẩn bị thiếu hoặc sai loại. Đây là nhóm việc phải giải xong trước khi đặt vé — không phải thứ xử lý được sau khi tới nơi.

Thị thực — chọn đúng loại

Đây là quyết định quan trọng nhất và cũng là chỗ hay sai nhất. Ấn Độ có nhiều loại thị thực theo mục đích, và mỗi loại cho phép làm những việc khác nhau.

Nguyên tắc: loại thị thực phải khớp với việc mình thực sự sẽ làm, không phải loại dễ xin nhất. Sang bằng thị thực du lịch rồi ở lại học hay làm việc là rủi ro thật, không phải chuyện lý thuyết.

Những điều phải làm rõ khi xin: thời hạn, số lần nhập cảnh, thời gian được ở mỗi lần, và có cần đăng ký với cơ quan sở tại sau khi tới không. Bốn câu này quyết định cả kế hoạch đi lại của mình.

Mọi quy định phải xác nhận với cơ quan đại diện Ấn Độ tại Việt Nam tại thời điểm làm hồ sơ — điều kiện thay đổi theo thời điểm và không nên dựa vào kinh nghiệm của người đi trước cách đây vài năm.

Hộ chiếu

Kiểm tra ba thứ: thời hạn còn lại, số trang trống, và tình trạng vật lý của cuốn hộ chiếu.

Thời hạn là điểm quan trọng nhất. Đừng chỉ tính đủ cho chuyến đi — nếu dự định ở dài hạn, hộ chiếu sắp hết hạn sẽ kéo theo việc phải làm lại thị thực khi cấp hộ chiếu mới, một quy trình phiền phức khi đang ở nước ngoài.

Hộ chiếu rách, ướt hoặc có trang hỏng có thể bị từ chối ở cửa khẩu. Nếu có nghi ngờ, làm lại trước khi đi.

Bằng cấp và hồ sơ chuyên môn

Với người sang học hoặc làm việc, bằng cấp và bảng điểm cần được chứng thực và hợp pháp hoá để có giá trị sử dụng tại Ấn Độ.

• Bản gốc và bản sao công chứng của bằng cấp;
• Bản dịch sang tiếng Anh có chứng thực;
• Hợp pháp hoá lãnh sự theo yêu cầu của phía tiếp nhận;
• Bảng điểm và chứng chỉ liên quan;
• Và thư mời, giấy báo nhập học hoặc hợp đồng — bản gốc.

Điểm thứ ba là chỗ mất thời gian nhất. Quy trình hợp pháp hoá đi qua nhiều cơ quan và có thể mất vài tuần, nên bắt đầu sớm. Yêu cầu cụ thể khác nhau tuỳ trường hoặc tổ chức tiếp nhận — hỏi thẳng họ chứ đừng suy đoán.

Hồ sơ y tế

Nên mang theo tóm tắt bệnh sử bằng tiếng Anh nếu có bệnh cần theo dõi, cùng với đơn thuốc hiện đang dùng.

Lý do rất thực tế: nếu phải khám ở Ấn Độ, bác sĩ cần biết tiền sử, và có sẵn bằng tiếng Anh tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tình huống cần gấp.

Sổ tiêm chủng cũng nên mang theo — một số yêu cầu về tiêm chủng có thể áp dụng tuỳ thời điểm và tuỳ nơi xuất phát, và đây là thứ phải hỏi cơ quan y tế trước khi đi.

Bản sao và lưu trữ

Việc mất năm phút nhưng cứu trong tình huống xấu: chụp lại toàn bộ giấy tờ quan trọng và lưu ở nơi truy cập được từ xa.

• Trang thông tin hộ chiếu và trang có thị thực;
• Vé máy bay và giấy tờ đặt chỗ;
• Thư mời, giấy báo nhập học, hợp đồng;
• Bằng cấp đã hợp pháp hoá;
• Và bảo hiểm — số hợp đồng và đường dây hỗ trợ.

Ngoài bản số hoá, nên có bản in cất riêng khỏi bản gốc. Mất ví có cả hộ chiếu lẫn bản sao là tình huống tránh được bằng một việc đơn giản.

Trước khi rời Việt Nam

Hai việc cuối nên làm ngay trước chuyến đi. Thứ nhất, làm sẵn văn bản uỷ quyền cho người ở nhà nếu dự định ở dài hạn — có việc phát sinh mà không có uỷ quyền là bế tắc thực sự.

Thứ hai, lưu sẵn thông tin liên lạc của cơ quan đại diện Việt Nam tại Ấn Độ trong điện thoại và trong bản in. Đây là số cần khi tình huống đã xấu, và lúc đó không phải lúc đi tìm.

Điều kiện thị thực và giấy tờ nhập cảnh theo cơ quan đại diện Ấn Độ tại Việt Nam; yêu cầu về hồ sơ học tập hoặc làm việc hỏi trường hoặc tổ chức tiếp nhận; thủ tục hợp pháp hoá và uỷ quyền theo cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.